常州市道教协会档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为进一步提高我会档案管理、利用水平，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的有关规定，结合我会工作实际，制定本办法。

第二条  为确保我会档案的完整与安全，须按照本办法及有关规定，将在协会工作中形成的各种类别和载体的、具有保存和查考利用价值的全部文件材料和实物（证物），收集、整理并按时间向协会档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档，严禁散失和损毁应归档的文件材料和实物（证物）；在档案利用工作中，要严格遵守我会档案的借阅规定，办理相关审批手续，严防发生档案失密、泄密事件。

第二章  档案机构及其职责

第三条  办公室是我会的档案管理机构，履行下列职责：

（一）集中统一管理我会挡案，包括文书档案、录音带、录像带、照片、光盘等各种类别和载体的档案，确保我会档案的完整与安全；

（二）做好我会档案的收集、整理、鉴定、移交、利用、销毁等工作；

（三）办理档案材料的借阅，开展档案利用工作；

（四）接受常州市民族宗教事务局和常州市档案局的监督与检查，加强我会档案工作的基础业务和队伍建设。

第四条  要积极改善档案保管的物质条件，安排符合需要的库房和购置必要的装具和设备，并逐步采用先进技术，以提高档案管理水平。

第三章  立卷归档

第五条  凡反映我会教务活动并具有查考利用价值的原始凭证和记录，包括公文、电报、领导批示件、簿册、图表、图纸、书信、记录、录音、录像、照片、光盘等各种材料和实物（证物）都应立卷归档。

第六条  文件材料的整理立卷要按照其形成的过程特点和内容进行分类立卷，主要有以下方式：

（一）按年度立卷。同一年度的文件材料放在一起组卷；跨年度才能办理完毕的文件材料，一般应在结案年立卷；但是跨年度的会议文件要放在会议开幕年立卷。

（二）按事由立卷。基本上一事一卷，特殊情况可同类事由合并组卷。

（三）按保管期限立卷。按照文件材料重要程度，并根据有关规定组织案卷，以便划分案卷的保管期限。拟将保管期限定为“永久”的案卷，应另行制作内容相同的副本。正文中的重要文件材料，应将其重份原件或复制件，以及签发件的复印件存入副本。

第七条  立卷时，文件材料的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件须立在一起，不得分开。

第八条  随文书档案形成的相应的实物（证物）如录音带、录像带、影片、照片、光盘等实物，应与相应的文书档案、照片统一整理、编目，实物另行存放保管，在文书档案的案卷目录、卷内目录、照片档案目录和实物档案目录以及相关实物档案的一定位置上，标注互见顺序号，并用文字在实物上注明时间、地点、中心内容和责任者，以保持相互联系和便于查找利用。

第九条  卷内文件要系统排列，一般按重要程度或时间顺序依次排列，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第十条  卷内文件要按排列顺序逐页编号，页号用铅笔标注在页面右上角。

第十一条  卷内目录及备考表，按以下要求填写：

（一）使用钢笔、签字笔填写或按规范格式打印，项目填写齐全；

（二）责任者一栏填写文件落款（用印）机构名称；

（三）不能用“同上”等标识代替应有内容；

（四）案卷最后一页要填写该件的起止页号，中间用短横线分隔。其他只填写起始页号即可；

（五） 立卷中有缺页，文件材料不全或损坏，没有正式件只有复印件等情况的，都应逐项在卷内备考表上加以说明，并由承办人或责任人签署姓名，备考表上还须签署立卷人姓名和检查人名章。

第十二条  案卷封面，应用钢笔、签字笔填写案卷标题、案卷年度、保管期限、案卷号、件数、页数等项目内容。其中，保管期限和案卷号先用铅笔填写，经档案室审核后再用钢笔、签字笔填写。案卷封面项目按以下要求填写：

（一）拟写案卷标题应有主题名称，如责任者、会议名称等。要求简明确切地反映本案卷内容，不可罗列卷内目录；

（二）根据有关规定，填写保管期限；

（三）件数为卷内文件材料的份数；

（四）页数为案卷内文件材料的页数；

（五）永久卷的正、副本，应分别在案卷封面标题下面注明正、副本字样，以便区分。

第十四条  装订案卷，应去掉卷内文件上的一切金属物，装订线以不妨碍阅读为原则。

第十五条  卷内文件材料有破损或不清楚的，要进行修补或复制。

第四章  档案的借阅

第十六条  我会工作人员借阅协会档案室的档案，须经办公室负责人审批。

第十七条  我会档案原则上不对外提供查询服务，外单位确因工作需要查询档案，凭单位介绍信，并报经会领导批准。原则上不对外借阅涉密文件材料，特殊情况另行报批。

第十八条  借阅人对档案要妥善保管，不能涂改、圈点、划线和撕页，确保档案材料的完整、整洁，不得转借他人或无关人员翻阅。

第十九条  借阅档案材料期限一般不超过一个月，超过一个月的须办理续借手续。

第二十条  凡丢失、损坏档案材料和拒绝归档的，按有关规定予以处理。

第五章  档案的保管与保护

第二十一条  归挡后的案卷，按年代和案卷号顺序排列，装入档案柜进行保管。档案柜上应附有指引卡，标明存放档案的年度、类别、案卷起止号码。

第二十二条  随卷归档不能附卷的实物（证物），可拍成照片附卷后，实物（证物）另行保管，但应标明证物的名称、数量、规格、特征、卷号，并在卷内备考表写明其保管处所，以备查调。

第二十三条  档案工作人员要定期对档案进行检查，发现问题及时向领导报告，采取措施，妥善处理。

第二十四条  档案工作人员要认真做好防盗、防火、防潮、防虫（鼠）、防高温、防光、防尘等工作，档案库房要保持清洁、整齐、注意通风，要配备必要的消防器材，并定期检查消防器材的质量。

第六章  档案的鉴定、销毁

第二十五条  档案室根据档案保管期限的有关规定，会同有关部门对已超过保管期限的档案进行审查鉴定，对无保存价值的档案提出销毁意见，报会领导批准后销毁。

第二十六条  销毁的档案材料，应在案卷目录中予以注销并编制销毁档案材料清册，指定专人监销。